【創業好工具】 QuickBooks Online 教學 – 雲端會計軟件助你迅速開立發票及管理好應收帳目

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大家好,歡迎收聽AEA頻道,今日想和大家介紹一個創業好工具。我明白創業的朋友有很多事要處理,無論是宣傳,怎麼找客戶,如何改善產品或服務。一大堆問題天天等著大家去處理,公司的帳目根本没有時理去打理,所以很多創業朋友的公司帳目都很亂。

假如找到一個客戶,通常都需要開一張發票給客戶。假如没有一套工具處理,真的會弄到手忙腳亂。要開一張發票,例如用辦公室軟件WORD,就算已經有一個範本,但每一次去修改裡面的內容,久不久也會按錯𨫡,改來改去很費時失事。

假如公司提供客戶數期,另外再去用EXCEL開一個檔案記錄,去記錄哪一些客戶欠公司款項,一年下來若公司交易不算少,會很糟糕 公司哪些客戶欠自己款項,都不清楚 没有一個全面清晰的畫面。所以有一套工具去幫自己,無論是開發票或者記錄財務交易記錄,是十分重要的。

有什麼解決方案?

 所以今天,我會帶給大家一個不錯的工具解決你的問題,這個工具名字叫QuickBooks Online,來自美國公司研發的。

它是一套雲端會計系統,就是數據資料會儲存在他們的雲端處理器。它能支援手機APP,如果創業的你想用手機來回顧下公司的交易記錄,這個工具就能做到。

事不宜遲,我們馬上來介紹下這工具怎麼用。

首先你要打開瀏覽器,輸入網址 www.quickbooks.intuit.com/hk,那麼這個網址我們都會在這片的描述寫給大家,方便大家能夠找到。當你來到這網站,你就可以點擊30天試用版,試用一下先。來到另一個版面,會要求你選一個計劃。

QuickBooks Online 提供3個計劃,它們有什麼區別?

QuickBooks Online這產品有3個計劃給大家選擇,分別是Simple Start,Essentials和Plus。

簡單來說就是,低﹑中﹑高版本,那麼你會問,這3個版本主要有什麼區別呢?

如果你只是想開一張發票,簡單管理記帳,那基本版Simple Start能做到。那麼中等版Essentials比基本版做了什麼提升?主要就是增加了多種貨幣功能。就是如果公司需要多於一種貨幣記錄,那麼中等版本會比較適合你。

另外一個分別是,基本版只提供一個用戶,加一個會計師帳戶,比如香港公司每年要做報稅﹑審計,那麼你可以邀請你的會計師,直接登入來檢視你公司帳目方便報稅,那麼這個帳戶是送的。但如果有3個用戶,基本版便滿足不了,要用中等。中等版最高可支援3個用戶。

假如公司慢慢生意做大了,需要多人才能處理好財務,那就需要提升一個版本。Plus版本是可以加到5個用戶,而且可以追蹤貨物。例如你的公司是買賣商品,而你又想追蹤商品的庫存有多少件,Plus的版本便會更適合你。

如何使用呢?

那我們介紹下基本版本,點擊免費30天體驗,Simple Start 版本,進去之後,填寫基本資料如電郵地址,那是必須的。

名字也要,而且需輸入手機號碼。

因為保安設定需要,有時候登入時,它會發送SMS信息到你手機才能登入。可以說是多一層保障,當你輸入完所有要求的資料,也要填好一個簡單問卷。完成問卷後,便會來到這一個版面,這裡你會看到主畫面,主畫面會顯示你公司的財務總結表現。

當你輸入了數據後,系統會幫你結算出這個月賺了多少錢等。

我會在這次內容教大家怎麼樣開出一張發票,記錄哪個客戶欠公司多少款項,然後如何找回這些資料出來。

有中文版嗎?

可能有朋友想問,我想看中文,中文比較好一些,有没有中文版呢? 是有的。

去右上角那齒輪,點擊一下。左手面第一排,Your Company,然後按Account and settings。進去之後,找Advanced,然後按Language,選中文,再按Save儲存,馬上就會顯示出中文版面了,完成後就回到主畫面。

如何簡單快捷開出發票給客戶?

那我會教大家怎麼樣簡單快捷的開出發票給你的客戶。

首先在左手面找銷售,按所有銷售。畫面會顯示,開立發票,點擊開立發票。然後你會來到這個畫面,要求你新增客戶電郵。

原因是什麼呢? 當你新增好電郵後,發票完成後,系統會自動把發票透過電郵寄給客戶。

我們先輸入客戶名字,例如Mr. Chan 陳先生,按新增儲存,輸入陳先生電郵地址 chan@gmail.com。可選擇稍後寄送,下面有一欄帳單地址,可以輸入或不輸入,視乎客戶需要。

如何設定收款最後限期?

條款欄那裡,可以選擇收到帳單就到期付款。如有數期,可選例如15天﹑30天﹑或者60天。比如選15天,系統會自動更新到期日是哪一天。選30天,60天一樣會自動算出是哪一天為到期日。

那我們這裡選15天,然後輸入服務日期。例如選今天,提供的產品或服務是什麼? 比如我們提供會籍服務,然後系統會問,這個是一個服務還是產品? 這裡顯示,非庫存,没有辦法追蹤數量。因為我們選的這個版本没有庫存追蹤功能,要用Plus版本才可以做到那功能。

設定服務還是產品

我們例子Membership會籍是一個服務,選服務,按儲存。成功儲存後,可以輸入說明,例如是2021-2022年度的會費。完成後,填數量1,還有金額。例如1200元,按Tab鍵,系統會自動計算數量X單價的總額。按數量2算出2400,按3算出3600。我們的例子是數量1,得到1200,完成了。

最後一步

然後你可以選擇按列印或預覧,如果不用預覧就直接按儲存寄送就可以了。我們會按一下預覧,客戶收到的發票就是這樣,有所有基本資料。(有需要可做美觀設定 例如 加上公司Logo標誌)

你可以打印或者下載,不需要的話,直接按儲存,以電郵方式把發票寄給客戶。搞定,成功發送。

那發送後,你會看到系統已經自動幫你記錄了這單交易,當你離開了這裡,跳回主畫面,你就可以看到這個月的銷售顯示為1200元。

那我們如果想找出這1200元是哪個客戶欠公司款項,這個資料在哪裡找呢? 找銷售,然後按一下客戶,那你就可以找到是哪一位客戶欠公司款項未支付。

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