大家好，歡迎收聽AEA頻道，今日想和大家介紹一個創業好工具。我明白創業的朋友有很多事要處理，無論是宣傳，怎麼找客戶，如何改善產品或服務。一大堆問題天天等著大家去處理，公司的帳目根本没有時理去打理，所以很多創業朋友的公司帳目都很亂。
假如找到一個客戶，通常都需要開一張發票給客戶。假如没有一套工具處理，真的會弄到手忙腳亂。要開一張發票，例如用辦公室軟件WORD，就算已經有一個範本，但每一次去修改裡面的內容，久不久也會按錯𨫡，改來改去很費時失事。
假如公司提供客戶數期，另外再去用EXCEL開一個檔案記錄，去記錄哪一些客戶欠公司款項，一年下來若公司交易不算少，會很糟糕 公司哪些客戶欠自己款項，都不清楚 没有一個全面清晰的畫面。所以有一套工具去幫自己，無論是開發票或者記錄財務交易記錄，是十分重要的。
有什麼解決方案?
所以今天，我會帶給大家一個不錯的工具解決你的問題，這個工具名字叫QuickBooks Online，來自美國公司研發的。
它是一套雲端會計系統，就是數據資料會儲存在他們的雲端處理器。它能支援手機APP，如果創業的你想用手機來回顧下公司的交易記錄，這個工具就能做到。
事不宜遲，我們馬上來介紹下這工具怎麼用。
首先你要打開瀏覽器，輸入網址 www.quickbooks.intuit.com/hk，那麼這個網址我們都會在這片的描述寫給大家，方便大家能夠找到。當你來到這網站，你就可以點擊30天試用版，試用一下先。來到另一個版面，會要求你選一個計劃。
QuickBooks Online 提供3個計劃，它們有什麼區別?
QuickBooks Online這產品有3個計劃給大家選擇，分別是Simple Start，Essentials和Plus。
簡單來說就是，低﹑中﹑高版本，那麼你會問，這3個版本主要有什麼區別呢?
如果你只是想開一張發票，簡單管理記帳，那基本版Simple Start能做到。那麼中等版Essentials比基本版做了什麼提升?主要就是增加了多種貨幣功能。就是如果公司需要多於一種貨幣記錄，那麼中等版本會比較適合你。
另外一個分別是，基本版只提供一個用戶，加一個會計師帳戶，比如香港公司每年要做報稅﹑審計，那麼你可以邀請你的會計師，直接登入來檢視你公司帳目方便報稅，那麼這個帳戶是送的。但如果有3個用戶，基本版便滿足不了，要用中等。中等版最高可支援3個用戶。
假如公司慢慢生意做大了，需要多人才能處理好財務，那就需要提升一個版本。Plus版本是可以加到5個用戶，而且可以追蹤貨物。例如你的公司是買賣商品，而你又想追蹤商品的庫存有多少件，Plus的版本便會更適合你。
如何使用呢?
那我們介紹下基本版本，點擊免費30天體驗，Simple Start 版本，進去之後，填寫基本資料如電郵地址，那是必須的。
名字也要，而且需輸入手機號碼。
因為保安設定需要，有時候登入時，它會發送SMS信息到你手機才能登入。可以說是多一層保障，當你輸入完所有要求的資料，也要填好一個簡單問卷。完成問卷後，便會來到這一個版面，這裡你會看到主畫面，主畫面會顯示你公司的財務總結表現。
當你輸入了數據後，系統會幫你結算出這個月賺了多少錢等。
我會在這次內容教大家怎麼樣開出一張發票，記錄哪個客戶欠公司多少款項，然後如何找回這些資料出來。
有中文版嗎?
可能有朋友想問，我想看中文，中文比較好一些，有没有中文版呢? 是有的。
去右上角那齒輪，點擊一下。左手面第一排，Your Company，然後按Account and settings。進去之後，找Advanced，然後按Language，選中文，再按Save儲存，馬上就會顯示出中文版面了，完成後就回到主畫面。
如何簡單快捷開出發票給客戶?
那我會教大家怎麼樣簡單快捷的開出發票給你的客戶。
首先在左手面找銷售，按所有銷售。畫面會顯示，開立發票，點擊開立發票。然後你會來到這個畫面，要求你新增客戶電郵。
原因是什麼呢? 當你新增好電郵後，發票完成後，系統會自動把發票透過電郵寄給客戶。
我們先輸入客戶名字，例如Mr. Chan 陳先生，按新增儲存，輸入陳先生電郵地址 chan@gmail.com。可選擇稍後寄送，下面有一欄帳單地址，可以輸入或不輸入，視乎客戶需要。
如何設定收款最後限期?
條款欄那裡，可以選擇收到帳單就到期付款。如有數期，可選例如15天﹑30天﹑或者60天。比如選15天，系統會自動更新到期日是哪一天。選30天，60天一樣會自動算出是哪一天為到期日。
那我們這裡選15天，然後輸入服務日期。例如選今天，提供的產品或服務是什麼? 比如我們提供會籍服務，然後系統會問，這個是一個服務還是產品? 這裡顯示，非庫存，没有辦法追蹤數量。因為我們選的這個版本没有庫存追蹤功能，要用Plus版本才可以做到那功能。
設定服務還是產品
我們例子Membership會籍是一個服務，選服務，按儲存。成功儲存後，可以輸入說明，例如是2021-2022年度的會費。完成後，填數量1，還有金額。例如1200元，按Tab鍵，系統會自動計算數量X單價的總額。按數量2算出2400，按3算出3600。我們的例子是數量1，得到1200，完成了。
最後一步
然後你可以選擇按列印或預覧，如果不用預覧就直接按儲存寄送就可以了。我們會按一下預覧，客戶收到的發票就是這樣，有所有基本資料。(有需要可做美觀設定 例如 加上公司Logo標誌)
你可以打印或者下載，不需要的話，直接按儲存，以電郵方式把發票寄給客戶。搞定，成功發送。
那發送後，你會看到系統已經自動幫你記錄了這單交易，當你離開了這裡，跳回主畫面，你就可以看到這個月的銷售顯示為1200元。
那我們如果想找出這1200元是哪個客戶欠公司款項，這個資料在哪裡找呢? 找銷售，然後按一下客戶，那你就可以找到是哪一位客戶欠公司款項未支付。
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